Spese di vitto, alloggio, viaggio e rappresentanza: l'obbligo di tracciabilità dal 2025

Con la Legge di Bilancio 2025 è stato introdotto l'obbligo di tracciabilità, ai fini della deducibilità fiscale, di tutti quei pagamenti riguardanti le spese per vitto e alloggio, i rimborsi spese in seguito a trasferte dei dipendenti (spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato con taxi o con noleggio del conducente) e i rimborsi spese ai lavoratori autonomi (spese sostenute dai professionisti per degli incarichi e addebitate poi al committente). Per mezzi tracciabili si intedono tutti quei pagamenti effettuati tramite versamento bancario o postale o tramite altri sistemi di pagamento quali carte di credito e debiti, assegni bancari e circolari, ecc.

L'obbligo di tracciabilità riguarda anche le spese di rappresentanza, le quali comprendono, per esempio, i ristoranti e gli alberghi adibiti per l'accoglienza dei propri clienti, le spese per finalità promozionali, i convegni, l'omaggistica e quant'altro.

Questo nuovo obbligo riguarda anche i dipendenti; questi ultimi, per evitare che i rimborsi spese ricevuti dal datore di lavoro siano tassati in capo a loro, sono tenuti a concludere le spese di cui sopra tramite metodi di pagamento tracciabili. Nel caso, però, in cui le spese di viaggio e trasporto vengano effettuate mediante utilizzo di autoservizi pubblici di linea (autobus, treni, ecc.), tale obbligo decade ai fini della deducibilità fiscale.

Casistiche differenti possono riguardare gli agenti di commercio: sono ugualmente tenuti ad effettuare pagamenti tracciabili per poterne dedurre la spesa, ma i costi per hotel e ristoranti sostenuti per le proprie trasferte non rientrano tra le spese di rappresentanza (come nel caso di altre tipologie di lavoratori) e quindi tra le spese obbligatoriamente tracciabili. Tuttavia per poterle dedurre è necessario comunque che venga emessa una regolare fattura da parte dell'esercente. Resta il fatto che, ad oggi, sono necessari ancora dei chiarimenti da parte del legislatore riguardo l'eventuale applicabilità di tali obblighi di tracciabilità alle spese di trasferta degli agenti.

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